Положення про обробку і захист персональних даних у базах персональних даних, володільцем яких є магазин TEYSHA PROFESSIONAL
Зміст
- Загальні поняття та сфера застосування
- Перелік баз персональних даних
- Мета обробки персональних даних
- Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб’єкта персональних даних
- Місцезнаходження бази персональних даних
- Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам
- Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків, строк зберігання персональних даних
- Права суб’єкта персональних даних
- Порядок роботи з запитами суб’єкта персональних даних
- Державна реєстрація бази персональних даних
1. Загальні поняття та сфера застосування
1.1. Визначення термінів:
база персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;
відповідальна особа — визначена особа, яка організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону;
володілець бази персональних даних — фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб’єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;
Державний реєстр баз персональних даних — єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних;
загальнодоступні джерела персональних даних — довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, які містять персональні дані, розміщені та опубліковані з відома суб’єкта персональних даних. Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб’єкт персональних даних залишає свої персональні дані (окрім випадків, коли суб’єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їх вільного поширення та використання);
згода суб’єкта персональних даних — будь-яке документоване, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;
знеособлення персональних даних — вилучення відомостей, які дають змогу ідентифікувати особу;
обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов’язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;
персональні дані — відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;
розпорядник бази персональних даних — фізична чи юридична особа, якій володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані. Не є розпорядником бази персональних даних особа, якій володільцем та/або розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;
суб’єкт персональних даних — фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;
третя особа — будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, володільця чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій володільцем чи розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону;
особливі категорії даних — персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також дані, що стосуються здоров’я чи статевого життя.
1.2.
Дане Положення обов’язкове для застосування відповідальною особою та співробітниками магазину TEYSHA PROFESSIONAL, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків.
2. Перелік баз персональних даних
2.1.
Магазин TEYSHA PROFESSIONAL є власником таких баз персональних даних:
- база персональних даних контрагентів;
- база персональних даних клієнтів;
- база персональних даних для маркетингових та рекламних розсилок.
3. Мета обробки персональних даних
3.1.
Метою обробки персональних даних у системі є забезпечення реалізації цивільно-правових відносин, надання, отримання та здійснення розрахунків за придбані товари та послуги, оформлення та доставки замовлень, ведення бухгалтерського та податкового обліку відповідно до Податкового кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», а також здійснення маркетингової, рекламної та інформаційної діяльності магазину TEYSHA PROFESSIONAL.
4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб’єкта персональних даних
4.1.
Згода суб’єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їхньої обробки.
4.2.
Згода суб’єкта персональних даних може бути надана у таких формах:
- документ на паперовому носії з реквізитами, що дає змогу ідентифікувати цей документ і фізичну особу;
- електронний документ, який має містити обов’язкові реквізити, що дають змогу ідентифікувати цей документ та фізичну особу;
- відмітка на електронній сторінці сайту або в електронному файлі, що обробляється в інформаційній системі магазину TEYSHA PROFESSIONAL.
4.3.
Згода суб’єкта персональних даних надається під час оформлення замовлення, реєстрації на сайті, підписки на розсилку або оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.
4.4.
Повідомлення суб’єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази персональних даних, права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мету збору даних та осіб, яким передаються його персональні дані, здійснюється під час оформлення замовлення або реєстрації на сайті магазину TEYSHA PROFESSIONAL.
4.5.
Обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя (особливі категорії даних) забороняється.
5. Місцезнаходження бази персональних даних
5.1.
Вказані у розділі 2 цього Положення бази персональних даних знаходяться за адресою володільця баз персональних даних та/або на серверах хостинг-провайдерів, які забезпечують належний рівень захисту персональних даних.
6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам
6.1.
Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб'єкта персональних даних, наданої магазину TEYSHA PROFESSIONAL на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.
6.2.
Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов'язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможна їх забезпечити.
6.3.
Магазин TEYSHA PROFESSIONAL має право передавати персональні дані службам доставки, платіжним системам, банківським установам, сервісам email- та SMS-розсилок виключно з метою виконання замовлення, проведення розрахунків та надання послуг клієнту.
7. Захист персональних даних
7.1.
Магазин TEYSHA PROFESSIONAL обладнаний системними і програмно-технічними засобами та засобами зв’язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації та відповідають вимогам чинного законодавства України.
7.2.
Відповідальна особа організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону. Відповідальна особа визначається наказом володільця бази персональних даних.
7.3.
Працівники магазину TEYSHA PROFESSIONAL, які мають доступ до персональних даних, зобов’язані дотримуватись вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних та не допускати розголошення персональних даних.
7.4.
Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети, для якої такі дані зберігаються, але у будь-якому разі не довше строку, передбаченого чинним законодавством України.
8. Права суб’єкта персональних даних
8.1.
Суб'єкт персональних даних має право:
- знати про місцезнаходження бази персональних даних, яка містить його персональні дані;
- отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних;
- на доступ до своїх персональних даних;
- отримувати відповідь щодо обробки своїх персональних даних;
- пред'являти вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних;
- відкликати згоду на обробку персональних даних;
- звертатися з питань захисту своїх прав щодо персональних даних до уповноважених органів або суду;
- застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних.
9. Порядок роботи з запитами суб’єкта персональних даних
9.1.
Суб'єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе у магазину TEYSHA PROFESSIONAL без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.
9.2.
Доступ суб'єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.
9.3.
Запит щодо доступу до персональних даних розглядається у строки, передбачені чинним законодавством України.
10. Державна реєстрація бази персональних даних
10.1. Державна реєстрація баз персональних даних здійснюється відповідно до статті 9 Закону України «Про захист персональних даних».